Erfahrungsbericht zu den Produkten der ci solution GmbH

Disclaimer und mehr….

Als EDV-Leiter einer Aktiengesellschaft bin auch ich im Jahr 2006 auf der Suche nach einer professionellen E-Mail-Disclaimer-Lösung gewesen. Folgende Gesetze sind der Grund für die Suche und haben bei der Auswahl einer Softwarelösung beachtet werden müssen:

• Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister
• §37a aus dem Handelsgesetzbuch
• §80 Absatz 1 Satz 1 im Aktiengesetz (Angaben auf Geschäftsbriefen)

Für eine GmbH ist der §35a Absatz 1 Satz 1 aus dem GmbH-Gesetzbuch zu beachten.

Nach Erstellung eines Pflichtenhefts auf der Basis eines Soll-Konzepts und einer Ist-Analyse mussten folgende Kriterien dabei beachtet werden:

• Der E-Mail-Disclaimer muss einfach an alle ausgehenden Mails automatisch und geschützt gegen Veränderung durch Dritte angefügt werden.
• Eine Komplettlösung, die einen E-Mail-Disclaimer und eine E-Mail-Signaturlösung mit Auslesung des Active Directorys beinhaltet, um so die schon hinterlegten Adressen, Kommunikationsinformationen und Titel mit nutzen zu können.
• Unterstützung des E-Mail-Disclaimers und der E-Mail-Signatur für Outlook und Outlook Web Access (OWA).
• Auch für Standorte einsetzbar, die über VPN Verbindungen mit dem Mutterkonzern verbunden sind (Bandbreitenoptimierte Abfrage).
• Eine schnelle und gute Supportleistung für die Lösung und Updatefähigkeit auch beim Wechsel zu neueren Versionen des E-Mail-Servers berücksichtigt.
• Integration von individuellen Messeterminen und News der Firmen und Töchterunternehmen in die Mail-Signatur.
• Einfache Benutzung und zentrale Verwaltung des Programms für die IT-Systemadministratoren.
• Geringe Lizenz und Supportkosten.

Nach Abschluss der ersten Phase zur Erstellung des Pflichtenheftes musste die zweite Phase definiert werden. Hier wurden die Softwarelösungen anhand des Pflichtenheftes gesucht, um dann in einer virtuellen Umgebung Tests durchführen zu können. Hier stellte sich heraus, dass es anhand des Pflichtenheftes ein Softwarebundle sein musste, sollten alle Anforderungen erfüllt werden. Schon hier erfüllten nicht viele Programme die gestellten Anforderungen des Pflichtenheftes und fielen somit nach den Auswahlkriterien aus. Nach der Auswahl der Softwarelösungen stellten sich im ersten Test der Software schon die ersten Hürden bei der Anbindung an das Active Directory dar. Hier war ein guter und schneller Support nötig. Diese Aufgabe erfüllte bei uns nur die Firma ci solution GmbH. Der schnelle und gute Support erfolgte noch am gleichen Tag. Die gewonnenen Erfahrungen für die Verbesserungen der Softwarelösung wurden dann in die nächsten Softwareupdates mit eingebunden. Somit ist die Entscheidung für die Software „ci-Sign“ und „ci-Mail-Policy“ für uns gefallen.

In der dritten und letzten Phase folgte die Einführung der Software in die Liveumgebung und die Einweisung der Systemadministratoren in die Funktionen und Bedienbarkeit der Software. Mit der neuen Version erfolgte dies schnell und einfach. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden über die gesetzlichen Anforderungen und die damit stattfindenden Veränderungen des Mail-Verkehrs informiert.

Später kam die Software „ci-Out-of-Office-Manager“ hinzu, die uns auch bei dem Problem der Abwesenheitsnachrichten eine Menge Zeit einspart und den Datenschutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrt.

Wer kennt es nicht, als Systemadministrator vergessene Abwesenheitsnachrichten im Krankheitsfall oder Urlaub einer Mitarbeiterin oder Mitarbeiters kompliziert und unter Beachtung des Datenschutzes nachzupflegen? Die Softwarelösung „Out of Office Manager“ ist eine zeitsparende und kostengünstige Lösung um Abwesenheitsnachrichten von zentraler Stelle aus zu managen. Auch hier ist die Corporate Identity wie bei der Lösung „ci-Sign“ und „ci-Mail-Policy“ gegeben.

Mit der Entscheidung, die ci Produkte einzuführen, bin ich bis heute gut gefahren und kann mich so auch auf die anderen Pflichten eines EDV-Leiters konzentrieren. Aus diesem Grund setzen wir jetzt diese drei Produkte der Firma ci Solution GmbH ein.

PS: Nur mit einer guten Zusammenarbeit kann man die gesetzten Anforderungen auch erfüllen, und dies konnte ich mit der Firma ci solution GmbH umsetzen!

28. März 2009
Ein Erfahrungsbericht von Herrn Benjamin L. Busjahn, Leiter der EDV Abteilung einer mittelständischen Aktiengesellschaft.

Anm. ci solution GmbH - Manfred Büttner:
Herzlichen Dank für Ihren Erfahrungsbericht und die Mühe, die damit verbunden war.