CI-Autoresponder

Überblick

Mit dem CI-Autoresponder können automatisch Antworten für bestimmte Mailboxen erfolgen.

Teilen Sie dem Absender mit, das Sie die E-Mail erhalten haben und ggf. Informationen zum Ablauf.

Beispiele dafür:

Bestellungen - Es gibt eine Mailbox “order@yourcompany.com”.

Beispiel-Text: Herzlichen Dank für Ihre Bestellung. Ware, die vor 16:00 Uhr Bestellt wird geht am gleichen Tag auf den Weg.

Sie erhalten eine Versandbestätigung.

Support: Es gibt eine Mailbox “support@yourcompany.com”

Beispiel-Text: Danke für Ihre E-Mail. Wir bestätigen dessen Eingang. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit liegt bei 2 Stunden.

Diese Funktion soll nicht die automatischen Antworten (Abwesenheiten/Out-of-Office) ersetzen! Abwesenheiten steuern Sie mit dem CI-Out-of-Office Manager

System Anforderungen

• Anmeldung am CI-Cloud-Portal (kostenfreier Testzeitraum)

• Exchange Online - Microsoft 365 (für den Zugriff werden Tokens benötigt, die im CI-Cloud-Portal verwaltet werden.)

• API Berechtigung (MS Graph) für CI-Autoresponder gewährt

• Aktives CI-Cloud Abonnement sowie mind. ein aktives Produkt (während kostenfreier Beta-Phase.)

Lizenzierung

Beim CI-Autoresponder handelt es sich momentan um eine kostenfreie Beta-Version.
Voraussichtlich ab 01.01.2023 werden wir den CI-Autoresponder als kostenpflichtiges Add-On für das Produkt CI-Disclaimer anbieten.
Die Kosten werden für bis zu 3 Mailboxen bei ca. 5,- € netto pro Monat liegen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
Änderungen vorbehalten.

Anmelden am CI-Cloud Portal

Anmeldung am CI-Cloud-Portal.
Benutzen Sie hier die Zugangsdaten, die Sie unter kostenfrei registrieren eingetragen haben.

Wir empfehlen den Microsoft Login zu verwenden.

• Um mit der Microsoft-Anmeldung in das Portal zur Konfiguration zu kommen, sind unter Organisationsprofil - Benutzer… Entsprechende Benutzer sowie deren Berechtigungen festzulegen

Sofern Sie den Microsoft Login gewählt haben befinden Sie sich nu im BENUTZER-Portal. Sofern die Schaltfläche Goto CI-Cloud-Portal nicht vorhanden ist Melden Sie sich zunächst als “Master” an der CI-Cloud an und gewähren Sie unter Organisationsprofil - Benutzer die entsprechenden Rechte für den Benutzer.

Anschließend können Sie den CI-Autoresponder unter CI-Autoresponder Konfiguration - CI-Cloud Portal konfigurieren.

Zukünftig wird dieser im CI-Cloud Portal auch direkt unter „Nachrichtenfluss“ aufrufbar sein.

Token gewähren

Um CI-Autoresponder nutzen zu können, autorisieren (1) Sie das Token.

Sie werden zur Anmeldung an Ihr Microsoft Konto weitergeleitet.

Akzeptieren Sie die angeforderte Berechtigung (1).

Wenn das Token registriert ist, wir die Tenant ID angezeigt.

Vorlagen

Sie benötigen mindestens eine Vorlage. Klicken Sie auf Vorlagen… (1)

Damit Sie gleich los legen können, haben wir bereits eine Vorlage für Sie vorbereitet.
Diese können Sie nach belieben bearbeiten (1).
Sie haben natürlich auch die Möglichkeit neue Vorlagen zu erstellen (2).

Regel bearbeiten und aktivieren

Klicken Sie auf Bearbeiten (1).

(1) Active: Aktivieren Sie die CI-Autoresponder Regel, indem Sie die Checkbox aktivieren.
(2) Mailbox: Tragen Sie die gewünschte Mailbox ein.
(3) Inbox: Es kann ausschließlich die Inbox geprüft werden. Die Checkbox muss aktiviert werden. Zukünftig wird diese nicht mehr deaktivierbar sein.
(4) Exceptions: Hier können Sie Ausnahmen anhand von Begriffen für den CI-Autoresponder festlegen. Nehmen wir als Beispiel den Begriff “Teams”.
Wird der Begriff gefunden, wird keine CI-Autoresponder Nachricht versendet. Weitere Begriffen sind mit ; zu trennen.
(5) Subject: Legen Sie den gewünschten Betreff fest. Es kann die Variable @@Subject verwendet werden.
(6) Template: Wählen die gewünschte Vorlage aus.

Klicken Sie nach der Bearbeitung auf Speichern (7).
CI-Autoresponder ist nun aktiv.

Für jede aktive CI-Autoresponder Regel sehen Sie dazugehörige Subskription (1).
Es kann einen kurzen Moment dauern, bis die Subskription angezeigt wird, aktualisieren Sie ggf. die Seite.